用科學公式算出人力供需臨界點
吳昭德
人力需求的管控,是企業經營非常重要的一環,因為人事通常是企業最大的成本所在,一個公司的人力需求,在公司未具規模時,往往視老闆的財力與公司業務拓展狀況來訂定,亦即無規則可循,成本控管等於出現缺口。較理想的人事運用,最好能保持在臨界點,但是這必須仰賴優質之工作設計及完善的工作分析,除卻找錯人、多找人等不良進用情形。
  工作分析是HR的一項極重要功能,它與人力資源管理的許多活動都有關連。想要評價一個工作職位的存在價值,唯有從工作分析著手,達到工作豐富化與多樣化的目的。
  工作分析提供了一個架構,可以讓HR人員得到許多的相關訊息,並將企業中各項工作之內容、責任、性質與員工所應具備的基本條件,加以研究。
  有系統的工作分析必須依「工作分析公式(job analysis formul a)」來進行:員工為什麼要做(目的;why)?員工要做什麼(內容;what)?員工如何做(方法;how)?所需技術為何(程度;skill )?換言之,工作分析是一種在組織內所執行的管理活動,專注於收集、分析、整合工作相關資訊,提供組織規劃與設計、人力資源管理及其他管理機能的基礎。
  工作分析是很基礎的人資工作,可以使組織在工作規劃、人員招募、績效考核、員工職涯發展等多面向產生效應:
  一、組織的規劃:
  人力資源規劃者是在動態的環境中分析組織的人力需求,需要有廣泛的資訊,工作分析就可以提供許多資料,做為組織內工作任務分配的依據,以及利潤分配時的準繩。
  另外在組織不斷發展中,工作分析可作為預測工作變更上的基本資料,並讓該職位上的員工或主管預先準備,因應改變後的相關工作。
  二、工作評價:
  依賴工作分析以說明所有工作所需要的條件與職務,以及工作間之相互關係,並指出哪一部門應包含何種類型的工作。
  如缺乏此等決定工作相對價值的事實資料,
  評價人員不可能單憑書面定義就從事縝密的評價工作。
  三、人員的招募、徵選與任用:
  說明專業知識技能的標準,以及相關工作經驗的要求,可以作為雇用該職位新進員工的考量標準,而且在招考新進人員時,用人單位可根據工作分析得到的職掌範圍內所需專業技能,製作筆試、口試或實作測驗試題,測出應徵者的實力,是否符合該職位的需求。同時藉工作分析的指導,才能了解哪些職位需要哪些知識或技術,以及如何將適當的人才安排於適當的職位上。
  四、建立標準化的工作流程:
  工作分析可以提供機構中所有工作的完整資料,對各項工作的描述都有清晰明確的全貌,故可指出錯誤或重複的工作程序,發覺工作程序所需改進之處。所以工作分析可謂為簡化工作與改善程序的主要依據。
  五、員工的職涯管理:
  在既定的工作架構及內容下,從「縱」向去整合上下游的工作,以達到「工作豐富化」,從「橫」向去增列相關度較高的不同工作,達到「工作多樣化」,做為教育訓練規劃及訓練需求調查的基準,遴選出需要訓練的員工,再依組織之需求及員工個人能力與興趣,提供訓練發展的機會,並作為員工職業生涯規劃的重要參考資料。
  六、訓練:
  工作分析的說明,列出所需職務、責任與資格,在指示訓練工作上有相當的價值。有效的訓練計畫需要有關工作的詳細資料,可提供有關準備和訓練計畫所應安排的資料,諸如訓練課程之內容、所需訓練之時間、訓練人員之遴選等。
  七、績效評估:
  指的是將員工的實際績效與組織的期望做一比較。透過工作分析,可以決定績效標準,以及設定各項加權比重及績效考核制度中的評量標準,與公司經營總目標、員工個人調薪標準結合。
  工作經過詳細分析後,還有許多其他的效用,如有助於工作權責權範圍的劃定;改善勞資關係,避免因工作內容定義不清晰產生抱怨及爭議。此外,工作分析亦有助於人力資源研究與管理,對解決工作環境不適、人事經費、轉調與升遷等問題都有莫大的助益。
  從工作分析談人力需求,亦有積極與正面的意義,人力資源部門在做各項精確預估人力需求時,應以明確有效的數據或統計、報告來支撐,在幕僚作業工作較無法量化情形下,唯有靠詳盡的工作分析,才能訂出需求人力與所需人力規格。
  人力需求應建立在科學化的分析技巧上,而不應植基在憑直覺的經營模式,因為需求人數一確定,隨之而來的是每月固定的用人費用(包含:招募、訓練及其他庶務性費用與薪資),所以,一份好的工作分析有助於公司透過人力資源管理運作與公司政策搭配來提升人力素質(包含:人力需求制定、同仁效率、同仁對公司向心力等)。
  當然公司的工作分析亦應隨時空移轉而隨時更新,更新的同時即具有工作重新定位與工作重分配之效果,藉此來平衡內部組織氣氛。

創作者介紹

資深人力資源工作者

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