e化的員工資訊就從面試的那一天起累積

人資部門更積極的角色扮演

楊清萍
我們常說一個企業最大的資產就是員工,但如果要確認企業是否真的認同且落實
這樣的觀念,可以檢視該企業的人力資源部門所擁有的員工資訊,以及人力資源
部門與員工之間的互動情形而得到相關的驗證。
企業內的員工從寄履歷到公司應徵的第一天起,人力資源部門便開始累積該員工
的相關資訊,包括進公司前的人生學經歷,性向測驗及人格特質分析等,另外,
每位面試者對應徵者的評語所構成的完整面試記錄、正式錄用及報到的記錄,
轉入成為正式員工後,記錄該員工各方面的專長(含語文及技能)、考試、
證照及眷屬資料等。
 
隨著員工與公司一起成長的過程中,人力資源部門可以記錄每一次調遷異動,
員工所隸屬的正式組織單位、成本歸屬單位、派駐單位、職等、職稱、職務、
職級..等的前後變化,在虛擬組織團隊之歸屬,內部專案或承辦業務等職務內
容的異動,歷年的考核成績、員工核心能力的發展計畫及訓練計劃、出勤記錄
、獎懲記錄、薪資、獎金、各項保險、所得稅相關資訊以及其他福利報償等。
人力資源部門除了替全體員工規劃各個不同階層的訓練發展圖之外,也可以保
留員工個人的完整訓練記錄,包含公司內部的課堂教學、線上教學之進度及成
果、外部的以及海外訓練,甚至可以記錄單位內部自行開設的在職訓練記錄。
 
有了以上的完整記錄之後,當然不能將這些寶貴的資訊鎖在人力資源部門內獨
享,應該開放與員工自身相關的資訊,讓員工及其直屬主管可以隨時查閱或校
訂資料的正確性,也可以開放部分資訊讓員工彼此分享,了解企業內其他的人
才及專才在那兒。除了開放查詢還可以利用企業網路,架起與員工溝通的橋樑;
從公司核心價值及使命的闡述,到各組織單位、部門目標的宣示及公告,建立
起行政專區;將企業內的規章、表單、各部門的作業流程、工作說明書等,讓
知識工作者有更大的自由度去了解企業及融入企業的文化。
當然單向的溝通是不夠的,企業組織成長的過程中,要增進員工間彼此的互動,
減少彼此的疏離感,並能改善員工關係,且快速地累積企業內的知識資本,
並將留在人身上寶貴的經驗傳承下去,可以從專業知識討論區的設立、同仁天
地的交流、我有話要問、問卷調查等多方的溝通管道,來鼓勵員工參與更多的
企業運作,提出對組織正面的建言,並塑造整個企業一起學習的文化,以及企業
與個人雙贏的組織氣候。
 
人力資源的範疇,從過去 80%是從事人事行政的作業,透過現代資訊科技的幫助
,慢慢將人事主管的功能轉至各單位主管的身上,從過去主導的角色變成協助的
角色,人力資源部門轉型為20%專注在人事行政作業,80%專注在人力資源規劃及
參與企業發展策略的訂定,唯有化被動為主動,在企業內扮演更積極的角色,
人力資源部門的同仁,才不會在快速變遷的環境中給忽視了,唯有能接受新的人
力資源概念的企業主,才是真正重視員工是企業的最大資產的企業,而在這樣的
企業工作才是一般人所追求且認同的。 

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