掌握員工訓練需求
在人資界負責訓練工作的朋友,最煩惱的就是要怎麼找出員工的訓練需求,因為如果訓練部門所規劃與執行的訓練課程,並不是組織與員工所需求的,那等於就是在做白工,對於整個組織人力資本的提升,完全都沒有價值,最後只會把訓練淪為是員工的福利。
又到了每年的第四季,也是很多從事教育訓練工作者,開始要傷腦筋的時候,因為馬上要面臨了明年的訓練計畫,整個年度的訓練計畫,除了要包含訓練費用預算之外,也要針對組織與員工明年的需求,規劃出合適的訓練發展課程,而這個部份也是所有負責HRD朋友最煩惱的地方,因為整個訓練需求的調查與分析,就像是對組織與企業實施診斷,如果沒有把問題與需求給診斷清楚,那後面所規劃與執行的訓練課程,就不會是組織與員工所需求的,當然整個執行下來的成效與價值,就不如老闆的預期結果,那到底要怎麼做,才能有效的掌握員工的訓練需求呢?
在HRD極具知名的訓練大師Raymond Noe教授,在其所著作的Employee Training & Development(中譯本為:員工訓練與能力發展),提出以ISD(Instructional System Design)來做為訓練流程的運用,而所謂的ISD model,主要是以ADDIE五個步驟,來進行訓練的規劃與執行,分別為:A(Analysis分析)、D(Design 設計)、D(Development 發展)、I(Implementation 執行)、E(Evaluation評估),而從如何做好練的角度來看,在五個步驟中,最重要的是第一個步驟A(Analysis 分析),也就是訓練需求的分析,而Noe教授所提出的訓練需求分析方式,不只是去找出學員的訓練需求,還要去思考整個課程的預期目標,這是跳脫出整個傳統對於訓練需求的思維。
傳統上對於訓練需求的分析,大致可以分成組織分析(Organization analysis)、工作分析(Task analysis)、個人分析(Person analysis)三種方式,在組織面的訓練需求,大都是與企業未來的願景、目標有相關聯性,這部份對HRD而言比較容易可以獲得與掌握,而在工作需求部份,只要組織擁有工作說明書,或者是在ISO第二階的工作流程,有比較詳細的分類與說明,都是可以作為工作需求分析的參考,而比較困難去分析與掌握的,就是在員工個人需求部份,尤其如果要串聯到IDP(Individual Development Program) 「員工個人發展計畫」,那就更加的複雜了,很多企業的HRD都會以「職能(勝任力)」基礎(Base Competency),來實施評鑑(Assessment),或者是360度來分析與了解員工個人的訓練需求。
在我自己從事十多年的訓練發展工作經驗,會比較喜歡運用矩陣圖表,將各部門與各職位的訓練需求,來分門別類將它們逐一的展現出來,並且以符號來代表什麼課程對於什麼職位(崗位),是屬於必修課程,或者是選修課程,當然這整張表單就完整的涵蓋了,全公司的組織需求與工作需求,而因為大部分企業只會針對,關鍵員工實施個人訓練需求分析,而分析後的結果也會單獨的展現在單獨的IDP計畫表單內,且由HR的同仁持續去追蹤,如果是有AO單位的HR部門,會由AO負責後續的跟催與執行,而如果沒有AO單位的HR部門,則由HRD來負責後續的跟催與執行。
不過,HRD的大師Noe教授,提醒我們訓練人員,不管是哪種的訓練需求,除了要確實掌握需求之外,還要去深入去探討每個訓練需求,想要達到的預期目標為何?因為這些都將作為,ISD model的第二個步驟Design(設計)時,作為很重要的課程規劃依據與參考資料,當我自己拜讀Noe教授的大著,並於中央人資所研修訓練發展課程 (本書為中央人資所教科書)之後,也習慣開始轉變思維,在規劃訓練課程時,除了思考員工的訓練需求之外,也會更進一步的探索每個需求與課程要達成的目標是什麼?這樣才能滿足員工真正的需要。
員工的訓練需求分析是否能得到確認,會直接影響到後面的整個訓練執行,是否有效的結果,有時候我們常常會說錯誤的訓練分析結果,就像醫生診斷錯誤是一樣的,就像吃的藥是神仙妙方,也醫治不好病人的病,因為,根本沒有對症下藥,而訓練需求分析也是相同的,如果沒有真正確認員工的需求,再好的訓練發展也是徒然,這對於每一位HRD的從業人員而言,是必須要牢記在心的理念。
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