如何掌握新人到職後的關鍵期
依照統計新人報到後的三個月之內,是離職風險最高的,而新人會在很短的時間內選擇離開,主要都跟環境適應不良有關係,所以如何讓新人度過這段時期,就成了人員留才很重要的工作,而這個工作除了是HR的責任外,直接主管更是直接影響新人去留的關鍵,畢竟直接主管是真正的人員管理,也是部門氣氛營造的主導者。
我在人力資源的領域工作這麼多年,碰到最煩惱的事情,就是當我們辛辛苦苦把一個人給找進來之後,過沒多久時間人就提出辭呈,因為一般來說員工進到公司大約至少6個月到一年的時間才會有生產力,所以只要在這段時間內離職的新進人員,都是一種浪費的成本,而依照統計新人到職後三個月內,是離職風險最高的,而為什麼在這段時間內新人的離職率會是最高的呢?主要是企業內在推力和環境外在拉力兩股力量的影響。
當新人剛進入一個新環境時,對組織人員和文化的不熟悉等因素,會把新人「推」出組織,若新人在得到這份工作之前,曾密集到各公司應徵,其他公司的邀約也可能會把新人「拉」過去,因此這兩項因素都是讓新人會在剛報到沒多久時,就會選擇離開的力量,尤其在職場歷練越久的人,一般都會拿之前服務過企業的工作環境、文化、人員相處方式來做比較,甚至我還碰過還有新人把公司餐廳的菜色拿來做比較的,當場讓總務同仁都傻眼了,只是會去相互比較本來就是人性的特質,是我們無法去避免的,所以要如何讓新人「移情別戀」,轉換心情來欣賞公司美與好的地方,就成為人資單位與部門主管的重要工作。
要讓新人對公司有好感,在初期的工作,是人力資源部門的行銷工作要做好,譬如從面試時,面試的流程與面試者,都要讓新人感覺到親切、合諧,專業的印象,並確認對方的期待與組織的需求能相吻合,在新人報到前,也可以提早把公司的相關資料,或者是受訓的課程內容、上課時間,都提供給新人參考,而當新人報到後的新人訓練,訓練部門也能以清晰、有趣與誠懇的方式,來表達企業的文化與願景,以及組織未來的發展方向,還有公司的福利制度與措施,讓新人心裡的不確定感降到最低。
而當新人完成新人訓練到職之後,留才的責任就開始轉到部門主管的手上,主管除了要讓新人快速了解業務外,更重要的是要讓新人,能夠很快的熟悉部門的人事與週遭環境,尤其新人報到後候的前兩天,是對公司觀感的關鍵期,像是剛上班的第一天,如果桌上沒有電腦,或是有電腦卻沒有密碼和電子郵件信箱、文具不齊全,名片也還沒印好等,這樣就不免讓新人產生負面的印象,這也新人剛入職時的幾周時,主管應該要做好的工作。
很多企業的人力資源部門會在組織規劃與設計,像類似「夥伴」(Buddy-Buddy),或者是導師(Mentor)等制度,在新人剛到職的這段期間,來協助主管照顧新人,但是,重責大任還是落在直接主管的身上,因為主管是真正的人員管理者,也是部門氣氛營造的主導者,所以會直接影響到新人去留的關鍵,這也是很多人資單位的訓練部門,會把如何照顧與留住新人,規劃到管理課程裡去教導主管,否則如果沒有好好的留住新人,人資部門永遠都不斷在招募、而新人報到不久後又離職,又得重新找人,這樣的惡性循環中在繞著,花了好多時間與成本在找人,都是在做「白工」。
也許是因為很多用人主管,都沒有掌握住新人報到後,三個月時間的關鍵期,應該做好的事情,所以,等到新人遞出辭呈之後,才懊惱並回來找人資單位來協助,不過,當事情到了這個時候,絕大部分的新人應該都已經「鐵了心」,選擇做出「琵琶別抱」的決定,大概都很難挽回了,因此,主管與HR人員千萬都不能忽視,在這段期間應該要去做,可以讓新人有所感受各項細節,這樣也才能降低新人離職率。
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