溝通的重要性
在職場工作幾乎不管哪個職位,或是擔任什麼工作,都需要運用溝通來與他人來互動,所以溝通的好壞也就有可能,直接影響到工作品質的優劣,而溝通也是職場重要的職能「勝任力」(Competency)之一。
有一天有幾位同事準備下班後,一起到外面餐廳用餐,不過臨下班前小張突然接到朋友電話,有要事請他去幫忙處理,等到下班時老劉就當面詢問小張「待會我們是要在這等你?還是餐廳見面啊?」,小張回答說「你們先去好了,我應該會去餐廳跟你們碰面,不過也許我事情處理不完,所以也不一定會準時到或根本到不了,你們等不到我就先吃好了」,當小張在與老劉談話時,剛好是下班時間,現場非常吵雜而且也有人跑來跟老劉談話,而小張也沒有確認老劉是否清楚他的意思,人就匆忙離開辦公室了。
當時間一刻刻的過去了,老劉與其他同仁在餐廳等了小張很久之後,雖然老劉也打了電話給小張,不過可能因為小張在忙碌中未接電話,大夥兒就在那邊乾耗著繼續等著小張,最後老劉終於打通小張的電話,且詢問他何時來餐廳,大家在等他來吃飯?這時候電話另一邊的小張回答老劉說「我剛才在辦公室不是有跟你說,也許我事情處理不完,所以也不一定會準時到或根本到不了,你們等不到我就先吃好了」,等了很久的老劉終於安耐不住自己的脾氣,憤怒的回答說「你根本沒有跟我說你可能不回來啊!你不能來就直接告訴我啊!害的大家都在等你吃飯」,說完話之後老劉猛力的掛斷電話,而小張也覺得被老劉莫名奇妙的罵了一頓並掛斷電話,心裡也很不高興,就此兩個人有一段時間都不在辦公室說話。
小張與老劉的案例不管在我們日常的生活,或在工作上都是常見到的狀況,他們兩人產生爭執的主要原因,就是因為溝通不佳,小張在用口頭表達了自己的想法之後,並沒有去確認老劉是否已經清楚了解自己的意思,而老劉在接獲訊息時也沒有去確認自己獲得的訊息,是否與小張要表達的意思是一致的,所以,兩個人就形同「雞同鴨講」,各自去解析這個訊息,當然結果就不如兩人的預期了。
溝通最大的障礙來自於彼此的認知差異,而這個障礙有可能受到內部與外部的影響,譬如說吵雜的環境、表達者的表達能力、語言、音調、情緒等,兩人之間的距離、溝通時間的急迫,或者是溝通時使用的工具、共同語言的認知、資訊共享、狀況共有程度,都會造成影響與干擾,所以,在很多溝通課程裡講師都會提醒大家要不斷的去確認、釐清對方理解的程度,以及對方表達的意思,還有就是要選擇良好的溝通工具,如果可以的話最好的溝通方式就是面對面溝通,再來才是用電話也就是語音溝通,而最容易讓人產生誤解的是使用信件(e-Mail)溝通,所以,千萬不要小看這些溝通的細節,造成的問題與結產生果往往會出乎自己的意料之外。
我自己擔任人資主管這麼多年,深深的體會到不管哪個職位,或者是擔任什麼工作,都需要運用溝通來與他人來互動,所以溝通的好壞也就有可能,直接影響到工作品質的優劣,所以溝通也是職場重要的職能「勝任力」(Competency)之一,應該也可以算是基本的能力,而溝通也只有不斷的從生活與工作中去學習,才更容易能讓自己越來越能掌握其中的奧妙之處。
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