從事HR工作有天生特質嗎?

過去的企業無不以「財務、行銷、技術」…等能力做為其競爭優勢,但這些有形的能力,在百家爭鳴的市場中易被其他競爭者模仿,因此現今的企業想成為市場上的領導者,除了這三項能力理應具備外,更需注重「人力資源」上的競爭優勢,因為「人力資源」是較獨特且不易被模仿的能力,故許多企業紛紛高喊「人是企業最重要的資產」。

作者:佚名

既然「人」是企業成功的關鍵,那麼在公司內從事與「人」相關工作的「人力資源單位」則亦顯重要;但是否人人都可以從事「人力資源」的工作?「人力資源人員」是否需具備某些特質,才能成功地勝任?從事HR有天生特質嗎?

為了解決這項疑惑,特別為大家訪問到現任大觀水晶股份有限公司人力資源處協理,及SOHO協會的常務理事的李港生先生,以其從事人力資源的多年工作經驗,與大家討論「從事HR是否有其天生特質」。他認為從事HR的確有其應具備的人格特質,但在進入「HR人員的天生特質」探討前,首先得定義一般大眾對於HR所從事的工作內容之看法,其可分為三個層次:

1.人事行政(Administration):

即從事勞保、加班計算…等最基本的例行行政工作,屬反應式(Reflective)的人力資源工作。

2.人事管理(Personnel management):

即從事所謂人才的選育用留,其需具備專業的HR知識,並能運用其知識來做好各個HR的功能,如了解何種人才適合公司、薪酬如何計算,是屬於較被動式(Reactive)的人力資源工作。

3.人力資源策略性管理(Human Resource Strategy management) :

如何營造組織”贏(勝利)”的環境,例如提高員工的士氣、認同感,讓員工感到在此公司工作是一種驕傲,且能主動帶頭思考組織的走勢,來進行變革管理。不同於前兩者的反應或被動式,其從事的是較為主動性(Proactive)的人力資源工作。

台灣目前除了大型企業的HR單位定位在「人力資源策略性管理」角色外,一般的中小型企業的HR角色大抵介在「人事管理」及「人力資源策略性管理」間,而主要的工作仍較偏向於前者;意即大部分公司的HR主要從事「人事管理」的工作,但已帶有一些「人力資源策略性管理」的色彩,故以此階段的人力資源角色來探討HR人員所需要的天生特質。

大觀水晶人力資源處協理李港生將「天生特質」以Competence一詞來表達,在其過去所曾待過的「台灣卜內門公司」(為英國最大的化學公司之在台分公司),HR人員即利用其特有的Competence來挑選最適合某項工作的人才;舉最簡單的例子來說,如找到「牛」來拉重、找到「狗」來看門、找到「獅」來攻擊、找到「無尾熊」來當玩偶。若你不具備這樣的性格,你可能找到「獅子」來當玩偶或來拉重,但其特質跟本無法勝任這項工作,但若將「獅子」用來攻擊打仗,則可以讓牠充分發揮。所以HR人員即要找到合適的人做合適的事,並非是要最優秀、最頂尖的人,並且讓各部門主管覺得HR人員的工作,是幫助他們解決問題(solve problem),進而促使整個企業的成功。

即然HR的工作是在幫助組織成功,而且要給予各部門適當的幫助,所以HR人員不光只是要會做招募甄選、訓練的工作,而是當部門需要幫助時,HR可以給予主管們適當諮詢,例如告知其適合的激勵手段,如何選擇、留住主管所要的人才。基於上述的理由,要能成功地擔任HR工作,李港生先生提出了從事HR人員所需具備的五大特質(Competence):

1.人際關懷(Interpersonal Awareness)

對人要有高度敏度,喜歡與人接觸、並善於察言觀色。例如在甄選面談人員時,可以透過一些人際技巧去觀察應徵者,以挑選出最適合公司的員工;而在平日的工作中,能夠正確地觀察組織的氣氛,是否員工有任何的不滿與抱怨,由於許多人並不會直接表達出自己的情緒,因而身為HR人員要懂很察顏觀色。另外,HR人員也要懂很聆聽、傾聽,且得到組織成員的信任,這樣將使其更樂意溝通,而HR人員才能更了解組織成員心中所思、所想,及其真正的需求。

2.彈性(Flexibility) 

二十一世紀組織所面臨的環境不斷改變,所以組織為求生存勢必也要做調整;舉例來說,原先有如金字搭的組織結構,一旦環境產生變化,組織應做變通性的思考,是否要改變成扁平化的組織結構;此外,過去每個工作都要做工作分析,但在今日快速變化的環境,已經做好的工作分析,可能實際的情況也已有轉變。諸如此類的問題,使得HR人員不該再侷限於固定的做法,而是要知所變通,而非死守著既定的制度辦法、法令規章,而被受限制。

3.獨立性(Independence)

HR人員會參與組織基礎建構之決定,如薪酬策略及結構、人員安排及變動、組織結構建立、訓練的籌畫與執行…等,很多都屬於公司的機密,並不方便與其他部門單位分享,HR人員要能獨立行事,甚至有時HR人員因了解公司的一些實際作業情形(如因應組織縮身而來的裁員行動),亦無悲傷難過的權利,否則只會徒增公司人員的驚恐。

4.策略性思考(Strategic Thinking)與概念性思考(Conceptual Thinking)

身為HR主管要能策略性思考,不僅要會做「選用育留」的工作,組織會更進一步的希望HR人員也可以做到策略性的規劃,例如能察覺到一段時間之後,環境可能的變動,並進而想辦法解決公司在未來可能面臨的任何難題;而若只為一般HR專員則要能概念性思考。

5.創新(Creating)

現在的員工希望HR部門端出的菜單(如福利、獎勵方式)要多樣化且最好能不斷推陳出新,因此HR部門 所辦的活動要是有趣、新鮮的,而所推行的方案,則要讓員工感到特別且有參與感,這樣的HR部門被組織內的成員所期許著。

上述的五大性格,李港生先生認為絕大部分是天生的(nature),難以後天培養,因此這五大人格特質,若HR人員皆能具備,則較易扮演好HR的角色。而若要挑出一個是HR人員所最必備的話,李港生先生表示當屬「人際關懷」最為重要。因為HR管理為一份與「人」有深度關係的工作,所以HR的工作乃是透過協助「人」(組織內的成員),讓其能認同公司(為組織建構的活動之一);而「人際關懷」的特質,為決定HR人員是否能得到單位主管及員工信任的最重要特質,否則HR人員常被視是公司的錦衣衛、糾警隊,有時不但無法得組織成員的支持與信任,反而會被視為防礙公司成功的絆腳石。

既然「人格特質」是很難加以改變,但也非絕不可能;若想有所轉變,則勢必將從動機、價值觀上做一個徹底的改變,而這往往是一個人所到極大衝擊,如生了場大病,而對人生有了徹底的覺悟,因而改變了其性格、處世態度;然而普遍來說,「人格特質」為與生俱來之物,要轉變並非如想像中的容易,但李港生先生仍提供了下列方法,給予目前從事HR工作的人員,或有興趣從事HR的工作者一些參考:

1.學習傾聽他人的聲音

學習扮演傾聽的角色,讓人願意與之分享真正的心情。

2.懂得尊重、關懷別人

即讓自己較易與人相處(Easy-going),讓人感覺與自己相處沒有壓力,且感受到自己為人處世上的誠懇。

3.勿輕易下斷論

要能多聽、多想,試著從不同角度去思考,勿隨便對他人的言論妄下結論。

李港生先生說明上述的方法,可經由參加一些訓練課程而得到改善,但無法馬上得到立竿見影的效果,因此其表示尚有其他較為簡單的補強方法,即在HR部門人員的組成配置上,可以選擇具有各種不同特質的人;舉例來說,若HR主管已具備了「策略性的思考」、「人際關懷」及「彈性」的特質,則在選取部門成員時,則可注重其互補性,選擇較具「創新性」、「獨立性」特質的HR專員。

最後,期許所有正在從事HR工作,或將來可能從事HR工作的人員,都應該努力使自己具備「人際關懷、彃性、獨立性、策略性思考(或概念性思考)及創新」這五項人格特質,那麼定能成功地勝任HR一職。

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