本篇文章是我在2003年接受經濟日報記者採訪的文章,再經過這麼多年的工作歷練,我對於職能當然有更深層的經驗與學習,不過這裡面寫的很多做法與觀念,是非常值得分享給所有人資朋友們。

360度評量檢定員工職能
作者:林燕翎 (經濟日報記者)
出處:本文登載於2003/08/21 經濟日報
職能是指員工在工作上,個人所具備的知識技能、人格特質,表現高效能或卓越的重要特性,透過企業甄選、培育與獎勵適任人才,提高員工職能,使企業的營運更有效率。職場競爭白熱化時代來臨,如何誘發員工的生產力,為股東創造更多利益,除了績效提升、激勵性薪資設計之外,如何提高員工職能,目前已經成為人力資源管理另一熱門討論話題。

職能的重要性
職場競爭白熱化時代來臨,如何誘發員工的生產力,為股東創造更多利益,除了績效提升、激勵性薪資設計之外,如何提高員工職能,成為人力資源管理另一熱門討論話題。三福氣體人力資源處副理吳昭德建議,設定目標、提高誘因、定時檢驗,創造鼓勵員工進步的環境,才能有效提升員工職能。
職能是指員工在工作上,個人所具備的知識技能、人格特質,表現高效能或卓越的重要特性,透過企業甄選、培育與獎勵適任人才,提高員工職能,使企業的營運更有效率。

職能量表的建立
在人資界精研職能提升的吳昭德指出,提高員工職能的第一步,必須先設計職能量表。職能的評等項目,包括員工的人格特質、專長、工作態度,企業應先建立目標職務的職能檢視表,依據職務性質設計不同的量表。
一般職能量表約分為三類;主管人員、非主管職的職員、作業員。主管人員的評量項目側重領導統御、協調配合能力以及對部屬的訓練;非主管職的職員,則偏重專業能力、工作表現;現場工作人員即作業員,則重視與主管的配合度、實際工作表現。
吳昭德表示,職能量表又依照產業別而有不同的設計,例如石化業的三福氣體,因為現場作業需要,對一般員工的職能表現比較要求團隊精神,反觀電子業,對一般員工的職能要求就以創新、研發能力為主。企業應該針對產業、職類的特質,設計職能量表,建立客觀的評分項目。
一般評分項目仍可再細分為知識技能及人格特質;前者是針對職務本身的工作內容設定,要求擔任該項職務者所需具備的工作職能,例如智能、語文能力、電腦技能或
專業知識,皆屬於此類。
評分標準則以個人是否具備相關證照、語言檢定證書、學歷證明等。
至於人格特質,這項職能的訴求,主要是檢驗人格特質是否符合企業文化或工作特質。例如自主性、積極性、判斷力、抗壓性、品格操守、工作態度、團隊精神、溝通能力與人際關係等,皆為檢定細目。
一旦完成職能檢定量表,就可每半年或每年進行一次檢定。吳昭德分析,過去大多採取「上對下」考核方式,由直屬上司直接評選屬下績效。但這種方式過於僵化,容易產生主觀的缺失。
目前企業界一般採取「360度評量」,除了直屬上司「從上到下」打分數外;員工自己也得自我評量,加上同儕團體、客戶評量,綜合這三大面向,人事單位才能更準確測量出員工職能表現。
以某公司為例,一般職務測量表具有12項評點項目,假使員工符合其中五至六項標準,即視為及格,假使僅有三至四項符合,則再給予員工一年的時間,由人資單位安排相關訓練課程,例如員工的溝通表達能力待改善,人資單位就設計簡報技巧、邏輯組織等課程,協助員工定期進修,並設定努力目標。
例如員工今年該項目得分5.1分(滿分十分),人資單位可先與員工溝通量表評量結果,讓員工瞭解狀況,並設定明年度得分目標。
設定目標、每年兩次定期評量,確實掌握員工職能狀況。對企業來說,從檢驗過程裡,可瞭解員工是否適任、以及對工作的熱忱、投入程度;對員工而言,透過評量,
進一步打開心中的黑盒子,抽絲剝繭找出亟待改善的空間,加上適度培訓、技能提升,自然而然有助提高生產力。

職能的運用
根據吳昭德多年從事人力資源管理的經驗,許多員工原本進公司時表現相當傑出,但經過一段時間後績效下滑,一旦工作沒有成就,於是在工作上更提不起勁,間接變
成惡性循環,逐漸走下坡;對公司來說不僅是人力浪費,對員工個人來說,無法發揮所長所學、難以獲得成就,也是一項損失。
如果企業能導入職能檢定,就能找出績效下滑的原因,許多員工有潛力但表現不彰,極有可能是「放錯了位置」;就像是把個性內向的員工,放在業務部門。
為提高員工職能,吳昭德說,美國不少公司已經開始實施「職能給薪制度」,當員工每增加一項核心職能,或是透過訓練而增加職能,就可依照改善幅度,設計加薪幅度。例如每增加一項,或是某項核心職能拿到滿分,就可加薪。
目前國內許多金融機構開始實施的證照給薪制度,即類似職能給薪制度,依照員工考取的證照數目,設計加薪級數。不過,證照給薪僅是職能給薪制度的一小部分,因為檢驗員工的職能,不單只看專業能力、人格特質、工作態度等都是檢驗項目。
職能給薪制度顛覆一般依照年資、績效、職位高低給薪的制度,卻可激勵員工重視自己的職能。「不僅要給員工胡蘿蔔,還得給員工願景」吳昭德說,員工有努力的目標,自然會在工作崗位上努力,否則持續累積力不從心的負面情緒,只會陷入無止境的工作倦怠。
完整的職能評量系統,必須有妥善的訓練計畫、激勵誘因、職涯發展計畫等配套措施,相輔相成,才能提高員工職能。
知識經濟時代來臨,企業應著重員工素質提升,不但能提高企業生產力、增進員工士氣、對企業的向心力,也能大幅降低員工流動率。

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