系統化或化系統
很多HR都計劃在這些年要把人資系統轉化成e化,只是可惜一開始並沒有去把原本的流程好好系統化,而只是貿然的將既有流程轉成系統,這樣的結果可能就讓流程成為不倫不類的怪獸。
這些年我在很多組織導入HRIS或e-HR的經驗非常的多,有很多系統商的朋友都開玩笑的要我剛脆轉行當系統的業務算了,其實在這麼多的系統導入經驗中,有很多的經驗是不愉快的,其中最令我印象深刻的是,我們直接把既有的流程一成不變的全部搬上來系統,除了讓公司多花了一大筆冤枉的客制費用之外,當整個辛苦的上線之後更發覺,整個系統幾乎長的像一隻大怪獸。
10年多前剛好有機會我第一次參予系統導入的專案,當時還是HRIS系統的時代,我們整個人資部門同仁、主管跟相關業務來往部門同仁,對這套系統的要求很簡單,就是一切依照現況轉成數位化,當時系統商的工程師戲稱我們的客制化是「刻字化」,就像是把一張張原有的表單,把原來空格挖個洞洞,然後讓員工去填入,當時的flow功能還不像現今這麼發達,都還是陽春版的,不要說跨部門會簽,連網上簽核幾層可能問題都很多,結果在燒了大筆銀子的之後,系統商終於是做出來了,但是,難用的程度連自己人資部門都不想去用,更別說之後發生的系統問題一大堆,我們大老闆臉上無光,一點績效都沒有。
而早年的e-Learning更好笑了,很多人都把e-Learning直接視成把教室課程老師授課的過程錄製下來就給它放上去,當時除了外國幾家又貴又不一定好用的e-Learning平台之外,台灣也只有唯一一家「X宇科技」,那時應算是第一代產品,可能現在6-7年級生如果看了都會笑說,這那算是e-Learning啊?結果因為很多線上課程都是課堂上直接錄製的tape然後再轉上e-Learning平台,大家可以想看看以當時的頻寬與電腦硬體,根本無法承受這樣大規模容量的資料上、下載,結果當然大家是空歡喜一場。
其實整個HR資訊化的過程中,最重要是要將原來的流程先實施改造,轉換成合理的系統化之後,然後再上系統,而不是只想把既有的流程直接轉化成系統,這是很多企業在實施e化成功與否之最大關鍵,可惜很多HR朋友並不熟悉或願意花更多時間去做流程再改造,因為改完了之後,可能會有人的工作因此消失或大量減少也說不定,或是可能也不知道如何去做流程改善吧!但是,因為欠缺這重要的過程,之後所產生的結果就會不如所願了,我想也許這是為何很多企業導入系統最後失敗的原因了,也是我想藉本文章來跟大家一起思考與重視這個關鍵問題之所在。
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資深人力資源工作者

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